従業員に最後の給与を払い、離職票も渡した。これで人の面は終わったと思ったところに、年末調整と法定調書の話が残っています。年の途中で廃業した場合、その年の年末調整は誰がやるのか。源泉徴収票はいつ渡すのか。会社が無くなった後に届く書類はどうするのか。
調べても「年末調整のやり方」は出てきますが、「廃業する年の年末調整」を正面から書いたものは多くありません。この記事では、従業員を雇っていた事業者が廃業するときの、給与まわりの締めくくりを整理します。
年の途中でやめる場合、原則として年末調整はしない
年末調整は、その年の給与が確定したうえで、1年分の所得税を精算する手続きです。年の途中で退職した人については、原則として前の勤務先では年末調整をしません。本人が次の勤務先で調整を受けるか、自分で確定申告をすることになります。
会社側がやるべきなのは、「そこまでの給与といくら源泉徴収したか」を書いた源泉徴収票を、本人に渡すことです。これが無いと、従業員は次の職場でも確定申告でも精算ができません。
| やること | 誰に対して | いつまでに |
|---|---|---|
| 源泉徴収票の交付 | 従業員本人 | 退職後すみやかに |
| 源泉所得税の納付 | 税務署 | 納期限まで（納期の特例の有無で異なる） |
| 法定調書合計表の提出 | 税務署 | 定められた期限まで |
| 給与支払報告書の提出 | 従業員の住所地の市区町村 | 定められた期限まで |
| 給与支払事務所等の廃止届 | 税務署 | 廃止後すみやかに |
期限は制度によって決まっており、見直されることもあります。正確な日付は所轄の税務署か税理士に確認してください。ここでは「何を出す必要があるか」を押さえてください。
いちばん忘れられるのが「給与支払事務所等の廃止届」
従業員を雇い始めたとき、税務署に「給与支払事務所等の開設届」を出しているはずです。やめるときは、その反対の届出が必要です。これを出さないと、給与を払い続けている事業所として扱われ続けます。
実害としては、納付書が送られ続ける・提出を促す連絡が来るといったことが起こります。事務所を引き払った後だと、その郵便を受け取れずに気づけません。届出の一覧は工務店廃業の総仕上げ。税務署・年金事務所への提出書類とタイムリミットまとめにまとめています。
源泉所得税の納付を残さない
従業員から預かった所得税は、会社のお金ではなく預かっているだけのお金です。廃業でお金が苦しくても、ここを未納にすると立場が悪くなります。
納期の特例を受けている場合、半年分をまとめて納めることになります。廃業のタイミングによっては、まとまった額を一度に納めることになるので、資金繰りに入れておいてください。払えない場合の相談先については税金を滞納したまま廃業するとどうなる？差し押さえのリスクと分納・猶予制度の活用法を参照してください。
従業員の立場で必要になるもの
会社を畳む側としては、従業員が次に困らないよう、書類を揃えて渡すところまでが仕事です。
- 源泉徴収票——次の職場での年末調整、または確定申告に必要です
- 離職票——失業給付の手続きに必要です
- 雇用保険被保険者証——次の職場で使います
- 実務経験の証明書——資格や許可の要件に関わることがあります
最後の項目は建設業に特有です。会社が無くなると、後から証明を頼む相手がいなくなります。会社印が押せるうちに出しておいてください。従業員への対応全般は工務店が廃業するとき従業員はどうなる？解雇・退職金・転職支援の対応方法と注意点にまとめています。
個人事業主本人の分は確定申告で精算する
事業主自身には年末調整という仕組みがありません。廃業した年も、その年の1月からの分を確定申告して精算します。従業員に払った給与は経費として計上します。
やめた年の申告は、通常の年と勝手が違う部分があります。詳しくは工務店廃業後の確定申告ガイド｜個人事業主が廃業年にやるべき税務手続きを、法人の場合は法人（会社）の廃業・解散後の確定申告ガイド｜清算事業年度と最後の申告を参照してください。
よくある質問
- 従業員が1人だけで、家族でした。それでも必要ですか？
- 給与を払っていた以上、扱いは同じです。青色事業専従者として給与を出していた場合も、源泉徴収票の交付と各種の届出が必要になります。家族だからと省略すると、本人が確定申告するときに困ります。専従者の扱いは配偶者の働き方にも関わるので、切り替え先を先に決めておいてください。
- 源泉徴収票を渡す前に、従業員と連絡が取れなくなりました。
- まずは分かっている住所へ郵送してください。渡せなかった記録を残しておくことが大切です。本人から後日請求されることもあるため、控えは保管しておいてください。会社の書類の保存については親の工務店廃業で「図面と契約書」を捨ててはいけない理由｜保管義務の一覧を参照してください。
- 会社を清算した後に、税務署から書類が届きました。
- 清算結了まで会社は存在するため、その間の連絡は代表者が受けることになります。事務所を引き払っている場合、郵便が届かず気づけないことがあります。連絡先を代表者の自宅などに変更しておいてください。
- 年末調整をしてから廃業したほうがよいですか？
- 年末に近い時期であれば、そのほうが従業員にとっては親切です。ただし年末調整ができるのは、その年の給与が確定している場合に限られます。時期によって扱いが変わるため、判断は税理士か税務署に確認してください。廃業日の決め方そのものについては、事業年度との関係も含めて先に整理しておくと迷いません。
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提出期限や様式は制度の改正で変わります。この記事は全体像を整理したものなので、実際の手続きは所轄の税務署または税理士に確認してください。
給与まわりの締めくくりは、自分のためではなく、雇っていた人のための作業です。源泉徴収票が1枚無いだけで、その人は次の年の精算ができません。最後に渡すべきものを揃えてから、事務所の鍵を返してください。
